Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Laadittu 5.7.2022. Viimeisin muutos 4.8.2024.

1. Rekisterinpitäjä

Ohops Network ry

Jukolantie 47A

93100 Pudasjärvi

yhdistys@ohops.net

Y-tunnus 3274077-5

Rekisterinpitäjä on samoin jäljempänä "yhdistys".

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Rasmus Virtanen, rasmus.virtanen [at] ohops.net

3. Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus

Jäsenrekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on jäsenluettelon

pitäminen, jäsenyyden hoito sekä jäsenyyssuhteeseen liittyvä tiedottaminen.

Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen

velvoitteen noudattaminen ja osin rekisterinpitäjän tai yhdistyksen jäsenen

oikeutettujen etujen toteutuminen.

- Yhdistyslaki 503/1989

5. Rekisterin tietosisältö

Yhdistyslain jäsenluettelon pitämiseksi ja lakisääteisen velvoitteen

noudattamiseksi rekisteriin tallennettavia henkilötietoja ovat:

- Henkilön täydellinen nimi (etunimet, sukunimi)

- Kotipaikka (pysyvä asumiskunta)

Muita rekisteriin tallennettavia henkilötietoja yhdistyksen sääntöjen

mukaisesti ovat:

- Yhteystieto kokouskutsun lähettämiseksi jäsenille (postiosoite, sähköpostiosoite)

- Yhteystieto tiedotteiden ja jäsenmaksulaskun lähettämiseksi jäsenille (sähköpostiosoite)

- Tieto äänioikeudesta (varsinainen jäsen tai kannattava jäsen)

- Tieto kunniapuheenjohtajuudesta tai kunniajäsenyyden voimassaolosta

- Tieto hallitukseen kuulumisesta tai muista rooleista yhdistyksessä

6. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan jäseneltä ja jäseneksi hakevan suostumuksella siirrettynä jäsenhakemusrekisteristä.

7. Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekisterin tietoja säilytetään jäsenyyden ajan. Henkilötiedot poistetaan

jäsenrekisteristä viimeistään silloin, kun rekisteröidyn jäsenen eroaminen

tulee voimaan tai tulee erotetuksi yhdistyksestä. (Yhdistyslaki 12-15 §)

Kirjanpitoaineistoa säilytetään vaadittaessa pidemmänkin aikaa lakisääteisten velvollisuuksien

noudattamiseksi, lain vaatimuksien mukaan kuusi tai kymmenen vuotta. (Kirjanpitolaki 1336/1997, 2 luku 10  §)

8. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. 

9. Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

Jäsenluettelon nimi- ja kotipaikkatietoja voidaan antaa nähtäväksi yhdistyksen

omille jäsenille lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Muita rekisterin

jäsenluetteloon merkittyjä tietoja voidaan antaa nähtäväksi yhdistyksen

jäsenelle, joka osoittaa etunsa yhdistyksen jäsenenä sitä vaativan.

(Yhdistyslaki 503/1989, 11 §)

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti yhdistyksen ulkopuolelle.

Yhdistyksen sähköinen arkisto sijaitsee Hetznerin pilvipalvelimella Suomessa.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi

Voit käyttää alla listattuja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen oikeuksiasi

(15-22 artikla) ollessasi yhteydessä rekisterinpitäjään.

- Oikeus saada läpinäkyvää tietoa siitä, mihin tarkoitukseen henkilötietojasi

  kerätään ja miten niitä käsitellään.

- Oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi ja jos näitä

  henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihisi ja saada

  jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

- Oikeus tietojen oikaisemiseen, jolloin oikaisemme sinua koskevat epätarkat ja

  virheelliset henkilötiedot.

- Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi"), esimerkiksi jos

  emme enää tarvitse henkilötietojasi niihin tarkoituksiin, joita varten ne on

  kerätty, ja oikeus peruuttaa suostumus, jos käsittelyn oikeusperusteena

  henkilötiedoillesi on ollut suostumus.

- Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä tietyissä tilainteissa, esimerkiksi

  silloin, kun kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden tai niitä

  käsitellään lainvastaisesti.

- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen jäsennellyssä, yleisesti

  käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Voit myös halutessasi

  siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti

  mahdollista.

- Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä erityiseen tilanteeseensa

  liittyvällä perusteella milloin tahansa eli pyytää, ettei niitä käsiteltäisi

  ollenkaan. Jos henkilötietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten, voit

  myös vastustaa tietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten milloin

  vain ilman perusteluja.

- Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu

  pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, jolloin voit

  vaatia, että päätöksen tekee ihminen.

Käsittelemme tietosuojaoikeuspyynnöt mahdollisimman pian ja viimeistään EU:n

tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Hävitämme pyyntösi viimeistään vuoden kuluttua.

Ilmoitamme myös sinulle ilman aiheetonta viivytystä, jos henkilötietoihisi

kohdistuu tietoturvaloukkaus, joka aiheuttaa todennäköisen korkean riskin

oikeuksillesi.

Jos katsot, että olemme rikkoneet henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä

tietosuoja-asetusta, voit ottaa yhteyttä tietosuojaviranomaiseen ja tehdä

valituksen.

Toimivaltainen valvontaviranomainen jolle valitukset osoitetaan Suomessa on

Tietosuojavaltuutetun toimisto.

    Tietosuojavaltuutetun toimisto

    PL 800

    00531 Helsinki

    mailto:tietosuoja@om.fi

    https://tietosuoja.fi/