Tietosuojaseloste
Laadittu 12.5.2023. Viimeisin muutos 4.8.2024.
1. Rekisterinpitäjä
Ohops Network ry
Jukolantie 47A
93100 Pudasjärvi
yhdistys@ohops.net
Y-tunnus 3274077-5
Rekisterinpitäjä on samoin jäljempänä "yhdistys".
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Rasmus Virtanen, rasmus.virtanen [at] ohops.net
3. Rekisterin nimi
Jäsenhakemusrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus
Jäsenhakemusrekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on jäseneksi
hakeutuminen, jäsen- ja liittymismaksujen laskutus ja jäseneksi hyväksyminen
jäsenrekisteriin.
Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen
velvoitteen noudattaminen.
- Yhdistyslaki 503/1989 (11 §, 37 a §)
- Kirjanpitolaki 1336/1997
5. Rekisterin tietosisältö
- Henkilön täydellinen nimi (etunimet, sukunimi)
- Kotipaikka (pysyvä asumiskunta)
- Jäsenmaksuun liittyvät tiedot haetusta jäsenyydestä ja laskutustiedot (sähköpostiosoite)
6. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään jäseneksi hakevalta itseltään jäsenhakemuksen yhteydessä, jäsenhakemuslomakkeesta.
7. Henkilötietojen säilyttämisaika
Hakemuksia säilytetään jäsenhakemuksen käsittelyn ajan, kuitenkin enintään
kaksi kuukautta hakemuksesta.
Kirjanpitoaineistoa säilytetään vaadittaessa pidemmänkin aikaa lakisääteisten velvollisuuksien
noudattamiseksi, lain vaatimuksien mukaan kuusi tai kymmenen vuotta. (Kirjanpitolaki 1336/1997, 2 luku 10 §)
8. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
9. Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset
Kun yhdistyksen hallitus hyväksyy jäsenhakemuksen, hakijan tiedot siirretään
yhdistyksen jäsenrekisteriin. Jäsenluettelon tietojen luovutuksiin sovelletaan
erikseen mitä jäsenrekisterin tietosuojaselosteessa ja yhdistyslain
jäsenluettelosta mainitaan.
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolelle.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Jäsenhakemuslomake toimii Google Forms-palvelussa, jonka myötä tietoja saatetaan säilyttää EU:n ulkopuolella.
Googlen tietosuojaan voit tutustua täällä.
11. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi
Voit käyttää alla listattuja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen oikeuksiasi
(15-22 artikla) ollessasi yhteydessä rekisterinpitäjään.
- Oikeus saada läpinäkyvää tietoa siitä, mihin tarkoitukseen henkilötietojasi
kerätään ja miten niitä käsitellään.
- Oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi ja jos näitä
henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihisi ja saada
jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.
- Oikeus tietojen oikaisemiseen, jolloin oikaisemme sinua koskevat epätarkat ja
virheelliset henkilötiedot.
- Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi"), esimerkiksi jos
emme enää tarvitse henkilötietojasi niihin tarkoituksiin, joita varten ne on
kerätty, ja oikeus peruuttaa suostumus, jos käsittelyn oikeusperusteena
henkilötiedoillesi on ollut suostumus.
- Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä tietyissä tilainteissa, esimerkiksi
silloin, kun kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden tai niitä
käsitellään lainvastaisesti.
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen jäsennellyssä, yleisesti
käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Voit myös halutessasi
siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti
mahdollista.
- Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä erityiseen tilanteeseensa
liittyvällä perusteella milloin tahansa eli pyytää, ettei niitä käsiteltäisi
ollenkaan. Jos henkilötietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten, voit
myös vastustaa tietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten milloin
vain ilman perusteluja.
- Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu
pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, jolloin voit
vaatia, että päätöksen tekee ihminen.
Käsittelemme tietosuojaoikeuspyynnöt mahdollisimman pian ja viimeistään EU:n
tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Hävitämme pyyntösi viimeistään vuoden kuluttua.
Ilmoitamme myös sinulle ilman aiheetonta viivytystä, jos henkilötietoihisi
kohdistuu tietoturvaloukkaus, joka aiheuttaa todennäköisen korkean riskin
oikeuksillesi.
Jos katsot, että olemme rikkoneet henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä
tietosuoja-asetusta, voit ottaa yhteyttä tietosuojaviranomaiseen ja tehdä
valituksen.
Toimivaltainen valvontaviranomainen jolle valitukset osoitetaan Suomessa on
Tietosuojavaltuutetun toimisto.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
00531 Helsinki
mailto:tietosuoja@om.fi
https://tietosuoja.fi/