Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Laadittu 12.5.2023. Viimeisin muutos 4.8.2024.

1. Rekisterinpitäjä

Ohops Network ry

Jukolantie 47A

93100 Pudasjärvi

yhdistys@ohops.net

Y-tunnus 3274077-5

Rekisterinpitäjä on samoin jäljempänä "yhdistys".

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Rasmus Virtanen, rasmus.virtanen [at] ohops.net

3. Rekisterin nimi

Jäsenhakemusrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus

Jäsenhakemusrekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on jäseneksi

hakeutuminen, jäsen- ja liittymismaksujen laskutus ja jäseneksi hyväksyminen

jäsenrekisteriin.

Rekisterin käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen

velvoitteen noudattaminen.

- Yhdistyslaki 503/1989 (11 §, 37 a §)

- Kirjanpitolaki 1336/1997

5. Rekisterin tietosisältö

- Henkilön täydellinen nimi (etunimet, sukunimi)

- Kotipaikka (pysyvä asumiskunta)

- Jäsenmaksuun liittyvät tiedot haetusta jäsenyydestä ja laskutustiedot (sähköpostiosoite)

6. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään jäseneksi hakevalta itseltään jäsenhakemuksen yhteydessä, jäsenhakemuslomakkeesta.

7. Henkilötietojen säilyttämisaika

Hakemuksia säilytetään jäsenhakemuksen käsittelyn ajan, kuitenkin enintään

kaksi kuukautta hakemuksesta.

Kirjanpitoaineistoa säilytetään vaadittaessa pidemmänkin aikaa lakisääteisten velvollisuuksien

noudattamiseksi, lain vaatimuksien mukaan kuusi tai kymmenen vuotta. (Kirjanpitolaki 1336/1997, 2 luku 10  §)

8. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. 

9. Henkilötietojen vastaanottajat ja säännönmukaiset luovutukset

Kun yhdistyksen hallitus hyväksyy jäsenhakemuksen, hakijan tiedot siirretään

yhdistyksen jäsenrekisteriin. Jäsenluettelon tietojen luovutuksiin sovelletaan

erikseen mitä jäsenrekisterin tietosuojaselosteessa ja yhdistyslain

jäsenluettelosta mainitaan.

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolelle.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Jäsenhakemuslomake toimii Google Forms-palvelussa, jonka myötä tietoja saatetaan säilyttää EU:n ulkopuolella.

Googlen tietosuojaan voit tutustua täällä.

11. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tietosuojaoikeutesi

Voit käyttää alla listattuja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen oikeuksiasi

(15-22 artikla) ollessasi yhteydessä rekisterinpitäjään.

- Oikeus saada läpinäkyvää tietoa siitä, mihin tarkoitukseen henkilötietojasi

  kerätään ja miten niitä käsitellään.

- Oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi ja jos näitä

  henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihisi ja saada

  jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista.

- Oikeus tietojen oikaisemiseen, jolloin oikaisemme sinua koskevat epätarkat ja

  virheelliset henkilötiedot.

- Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi"), esimerkiksi jos

  emme enää tarvitse henkilötietojasi niihin tarkoituksiin, joita varten ne on

  kerätty, ja oikeus peruuttaa suostumus, jos käsittelyn oikeusperusteena

  henkilötiedoillesi on ollut suostumus.

- Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä tietyissä tilainteissa, esimerkiksi

  silloin, kun kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden tai niitä

  käsitellään lainvastaisesti.

- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen jäsennellyssä, yleisesti

  käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Voit myös halutessasi

  siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti

  mahdollista.

- Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä erityiseen tilanteeseensa

  liittyvällä perusteella milloin tahansa eli pyytää, ettei niitä käsiteltäisi

  ollenkaan. Jos henkilötietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten, voit

  myös vastustaa tietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten milloin

  vain ilman perusteluja.

- Oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu

  pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, jolloin voit

  vaatia, että päätöksen tekee ihminen.

Käsittelemme tietosuojaoikeuspyynnöt mahdollisimman pian ja viimeistään EU:n

tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Hävitämme pyyntösi viimeistään vuoden kuluttua.

Ilmoitamme myös sinulle ilman aiheetonta viivytystä, jos henkilötietoihisi

kohdistuu tietoturvaloukkaus, joka aiheuttaa todennäköisen korkean riskin

oikeuksillesi.

Jos katsot, että olemme rikkoneet henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä

tietosuoja-asetusta, voit ottaa yhteyttä tietosuojaviranomaiseen ja tehdä

valituksen.

Toimivaltainen valvontaviranomainen jolle valitukset osoitetaan Suomessa on

Tietosuojavaltuutetun toimisto.

    Tietosuojavaltuutetun toimisto

    PL 800

    00531 Helsinki

    mailto:tietosuoja@om.fi

    https://tietosuoja.fi/